【RPA初心者企業必見】RPAを活用し、DX化を実現するために取り組むべきことをご紹介

現在、日本の労働人口は減少の一途をたどっており、人手不足で業務過多に陥る企業は多く存在しています。

また、そうした企業さまに向けて業務自動化を促す「RPA（Robotic Process Automation）」を開発・販売する企業は増えており、多種多様なRPAツールが市場に流通しています。

こうしたRPA活用を通じたDX（デジタルトランスフォーメーション）は、今後のビジネスに不可欠なのです。

その一方で、RPA導入が初めての企業にとっては、RPAを導入してから何をどのように取り組んだら良いのか悩むはず。

実際、RPA導入企業の8割で、ユーザー部門以外が開発を担っているというデータも出ています（出典：ガートナー (2020年2月)『ガートナー、企業におけるRPAの推進状況に関する調査結果を発表』より）。下図は、出典元にある「図3. RPAの開発体制」の引用です。

そこで今回は、企業が初めてのRPA導入を行った後に、実際にDXを実現するために取り組むべきことを紹介します！

取り組むこと①　DXを推進していくための組織を組閣しよう！

まずDXの一環としてRPAを導入した際にオススメしたいのは、「DX化を進める組織体制を整えること」です。
というのも、多数の企業がRPAを活用できず頓挫してしまう原因は「RPA活用に向けてやるべきことが多すぎて、全てをこなしきれないこと」にあるからです。

実は、RPAを導入してもすぐに業務が自動化できる訳ではなく、導入から活用に至るまでには、様々な準備やメンテナンスを自分たちで行わなくてはなりません。

• RPAの学習
• 業務フローの整理
• 業務選定
• シナリオ構築
• エラー処理
• 検証
• メンテナンスなど

上記工数の全てを組織の一部のメンバーだけで行うのは、非常に工数が多く大変です。

実際、RPAを導入した時に、情報システム部門の方が1人で社内のRPAを全て管理しているケースがよく見受けられます。

これらのことから「社内の広い部署に展開ができ、業務を理解している人がRPAを作って運用できる組織作り」は非常に重要です。

１．企業のDX推進を責任持って仕切る「DX担当大臣」を選出する

まず、企業の中でDX推進を取り仕切る「DX担当大臣」を決めるのがいいでしょう。

「DX担当大臣」は、社内のDX化がどれくらい進んでいるのかを客観視しながら、各部署と連携を図りながらDX化を進めていくリーダーを担います。

そのため、できるだけ企業全体が見えていて、各部署と連携が可能な方を選出すると良いです。

２．各部署から「DX担当者」を選出する

またさらに、各部門からも「DX担当者」をそれぞれ1名ずつ選出してください。

「DX担当者」の役割は、DX担当大臣の全体指示を仰ぎつつ、各部門のメンバーを巻き込みながら実際にDXを実現していくことです。

ここでは、所属部署の業務内容を理解していて、組織のメンバーと密にコミュニケーションが取れる方を選出すると良いでしょう。

DX担当大臣と各部署のDX担当が決まったら、下記のような組織図の下で組閣します。

３．リーダーを中心に、全体をどんどん巻き込む

このように、DX化という目的を通じて組織を組閣し、機能させていくことが重要ですが、実際DXを推進していく上で、リーダーだけが頑張っていても意味がありません。

リーダーが各部門ごとのメンバーに積極的に働きかけ、メンバー全体でプロジェクトに参加することが、本質的にDXを進めていく上で何より重要なことです。

ですので、DX担当大臣・各DX担当の方は「自分が頑張る！」と肩肘張らず、「周りを巻き込んで、皆で頑張る！」という意識で取り組んで頂けると良いと思います。

取り組むこと②　自動化できる業務を整理しよう！

DX化推進組織が組閣できたら、RPAを活用した業務自動化の準備を進めていきます。
この準備において１番重要なのは、「現状の業務を整理すること」です。

１．現状の業務内容を整理し、自動化できる業務を洗い出す

各部署のDX担当大臣を中心に、組織で現状の業務内容を一通りリストアップしましょう。

下記のように、業務をフローごとに分けてリストアップするのがオススメです。

２．自動化できそうな業務を選定する

一通りリストアップが終わったら、その業務の中で「PC内で行われ、人の判断が要らない業務」を全てピックアップしていきます。詳しくお伝えしていきますね。

 

RPAは、全ての業務を自動化できる訳ではないので、業務自動化の可否は皆さんで判断していただく必要があります。業務自動化ができるかどうかの判断基準は２点です。

①PC内での業務か、PC外での業務か

RPAは基本的に、PC内で行う業務を自動化するサービスですので、そういった業務は基本的にRPAの適用領域となります。

一方で、お客様対応や商談などというように、PC外で行われる業務に関してはRPA適用外となります。

②その業務を行う際に「判断（思考して決定すること）」が必要か

RPAはサービスの性質上、人の単純業務（機械的に行える業務）を自動化することが得意です。一方で、業務の度に判断が必要なものについては、自動化が難しいです。

つまり上記２点を意識すると、

• RPAで自動化できるもの：PC内で行われ、人の判断が要らない業務
• RPAでは自動化ができないもの：上記以外の業務

というように分類することができます。

前者についてはRPAで自動化し、後者については予算と相談の上、アウトソースすることをオススメします。

３．自動化する業務の優先順位を決める

RPAで自動化できる業務がリストアップされたら、さらにそこから「自動化すべき業務は何か」「まず取り組むべき自動化はどこの部分か」を考え、優先順位付けをしていきましょう。

優先順位を付ける上での基準は大きく分けて２点です。

①業務インパクトが大きいかどうか

その業務自体が、組織の成果へ及ぼす影響の大きさについて考えてみてください。

そもそも、組織でそんなに重要視されていない仕事を一生懸命自動化したとしても、組織の成果にはさほど影響がないため、コストパフォーマンスが低くなってしまいます。

せっかく時間をかけて自動化をするのであれば、組織にとって重要な業務・頻繁に行う業務から自動化することを意識しましょう。

②作業工程が明確かどうか

皆さんがRPAを作る際には、「◯◯をクリック」→「■■と入力」→「Enterキーを押す」というように、１つの業務の工数を細分化し、その順番通りに稼働するようにRPAのマクロを設定します。

ですので、１つの業務の作業工程が単純で明確であればあるほど、マクロを簡単に作ることができます。

逆に、１つの業務の作業工程がワンパターンではないもの、時と場合によって対応が変わるものは、RPAを作成するのに難しい傾向があるため、取り組む優先順位としては下がります。

取り組むこと③　継続して業務を自動化してみよう！

優先順位を付けたら、いよいよ実際に業務を自動化する段階です。

ここでよくRPAをいじってみた時に「難しい・・」と、RPAを作らずして挫折してしまう企業さまが非常に多いです。

特に初心者の方にとってRPAを扱うには「操作に慣れること」が必要です。

ですので、最初は完璧にできなくて当然だと思って、気軽に取り組んでみてください。

とにかく大切なのは、小さくて簡単な業務からで良いので、実際にマクロを作成して、業務を自動化してみることです。

取り組むこと④　目標設定をし、共有し合う場を設けよう！

さらに、その上で重要なのは目標設定です。

何事においてもそうですが、目標を持たずに何となく継続していてもモチベーションが持続されないので、「いつまでにどのくらいの時間分、自動化をするのか」を決めましょう。

そうすることで、組織のメンバーが大人数であっても、足並みを揃えてDX化の取り組みを進められるでしょう。

また、DX化に成功した成功事例を共有し合う場を設けると、組織としてDXに対する意識が高まるのではないのでしょうか。

チームメンバーがやる気を継続して取り組み続けられるような工夫を凝らしてみましょう。

最後に　「batton」のサービス紹介

上記のように、DX化を推進していくRPAサービスの「batton」をご紹介します。

battonでは、企業さまの業務効率についてのお困りごとを伺った上で、最適なプランをご提案させていただきますので、是非一度お気軽にご相談ください。

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